EXIST Gründerstipendium: Sachmittel KPIs

Wie lange dauert eine Sachmittelbestellung über das EXIST-Programm eigentlich bis zum Erhalt der Ware?

Da eine solche Bestellung immer über die abwickelnde Universität läuft (bei uns die Universität Potsdam), treffe ich hier natürlich keine allgemeingültige Aussage. Für jemanden, der sonst vollkommen außerhalb von Beschaffungs-Dezernaten lebt (wie mich) findet sich in den angegebenen Zeiten dennoch ein sinnvoller Anhaltspunkt.

Die folgenden Zeiträume erstrecken sich jeweils von Einreichung der drei vergleichenden Angebote bei der Uni (bzw. der EXIST-koordinierenden Stelle) bis zum Erhalt der Lieferung der Ware vom Paketdienst (in Kalendertagen):

  • Beamer: 21 Tage
  • Drucker: 24 Tage
  • Displays: 23 Tage
  • Solid State Disks: 30 Tage

Sehr interessant ist auch die Erstattung von Reisekosten durch das Sachmittelbudget. Hier muss der Standard-Reisekostenantrag der Uni ausgefüllt werden (inkl. Begründung, wieso man z.B. Fliegen musste und nicht Bahn fahren konnte). Die Bearbeitung dauert jedoch leider ewig (deutlich länger als ein Kreditkartenzyklus).

  • Erstattung Reisekosten: bislang länger als 40 Tage (warte immernoch) 44 Tage

Wenn es vergleichende Zeiten von anderen Unis gibt, wäre ich sehr an einem kurzen Kommentar interessiert… 😉

3 Gedanken zu “EXIST Gründerstipendium: Sachmittel KPIs

  1. Tobi

    Wir bekommen das Gründerstipendium an der Hochschule Pforzheim. Wir treten aber bei den meisten Bestellungen selbst in Vorkasse (z.B. gestern Webcam bei Amzon bestellt) damit es gleich verschickt wird. Die Rechnung muss natürlich auf die Hochschule ausgestellt sein, dann reichen wir sie ein und bekommen den Betrag auf Konto erstattet.

    Gruß,
    Tobi

  2. Torben Artikel Autor

    Hi Tobi,

    das geht bei uns nur mit Kleinrechnungen die (brutto) nicht höher als 150 EUR sein dürfen. Bei größeren Anschaffungen müssen ja jeweils 3 Angebote eingeholt werden, die dann durch das Beschaffungsdezernat bewertet werden. Die entscheiden ja, wo schließlich bestellt wird…

    Ist das bei euch anders?

    Gruß,
    Torben

  3. Tobi

    Hallo,

    bei uns werden Anschaffungen über 150€ über das online-Beschaffungssystem abgewickelt, wo man die Laufzeit für solche Anfragen selbst bestimmen kann und externe Dienstleister dann angebote hochstellen. (Typischerweise 1 Woche, geht aber auch kürzer)
    Nach Abschluss muss legt man selbst fest wo bestellt wird (=Beschaffungsauftrag), ggf. mit Begründung wenn nicht das Günstigste genommen wird.
    Dann muss noch der HochschulMentor online bestätigen, anschließend prüft und bestellt die FinanzAbteilung.
    Die Abwicklung der Prüfung/Bestätigung dauert insg. meines Erachtens zwischen 2 und 7 Tagen bis zur Bestellung. Dazu kommt noch die Lieferzeit von meist um die 3 Tage und einen weiteren Tag bis es von der zentralen Poststelle bei uns im Büro ist.
    Die Zeiten mögen nicht 100%korrekt sein, aber so hab ich sie in Erinnerung. Zu Anfangs mussten auch erstmal 1000 Grundsatzdinge geklärt werden, weil wir hier das erste Team sind das das Exist Gründerstipendium bekommen hat, aber im Großen und Ganzen funktioniert es jetzt recht gut und flüssig.
    Wir sind mit knapp 5000 Studis natürlich ne recht kompakte Hochschule, wodurch die Wege automatisch kürzer sind als bei ner Uni.

    Beste Grüße,

    Tobi

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